Όταν επενδύετε χρόνο και χρήμα σε ένα εταιρικό event, είτε μιλάμε για συνέδριο, κάποιο εταιρικό meeting, team building ή ακόμη και βραβεία, η επαγγελματική κάλυψη είναι προαπαιτούμενο. Είναι βασικό εργαλείο HR, των event planners και των agencies για employer branding, marketing και εσωτερική επικοινωνία.
Παρακάτω θα δούμε τι πρέπει πραγματικά να περιλαμβάνει μια ολοκληρωμένη, επαγγελματική κάλυψη μιας εκδήλωσης, ώστε να αξιοποιείται στο έπακρο κάθε λεπτό του event.
Στρατηγικός σχεδιασμός πριν την εκδήλωση
Μια καλή κάλυψη δεν ξεκινά την ημέρα του event, αλλά εβδομάδες πριν, μην πούμε και μήνες πριν.
Κοινός καθορισμός στόχων
HR, διοργάνωση και agency πρέπει να ευθυγραμμιστούν σε ζητήματα όπως τα ακόλουθα, τι θέλουμε να επικοινωνήσουμε προς τα έξω; Τι θέλουμε να μείνει ως υλικό για το HR (onboarding, εταιρική κουλτούρα, employer branding) και ποιες στιγμές είναι «must» να καταγραφούν (ομιλίες, βραβεύσεις, networking, fun activities);
Shot list & storyboard
Ο επαγγελματίας φωτογράφος/βιντεογράφος χρειάζεται σίγουρα να κάνει τσεκ την παρακάτω λίστα:
- Key speakers και VIP καλεσμένοι
- Brand στοιχεία (λογότυπα, banners, roll-ups, digital screens)
- Αντιδράσεις συμμετεχόντων, χαμόγελα, χειροκροτήματα, αλληλεπίδραση
- Χώρος, διακόσμηση, λεπτομέρειες που αποτυπώνουν το concept της εκδήλωσης
Όσο πιο ξεκάθαρο είναι το briefing, τόσο πιο στοχευμένο και αξιοποιήσιμο θα είναι το υλικό μετά στο post production.
Ανθρωποκεντρική φωτογραφική κάλυψη
Οι καλές corporate φωτογραφίες δεν είναι μόνο οι στημένες πόζες. Χρειάζονται και τα εξής:
Επίσημα πορτρέτα & group photos
Είναι ιδανικά για LinkedIn προφίλ στελεχών, εταιρικά reports και παρουσιάσεις και δελτία τύπου και ανακοινώσεις.
Candid στιγμές & αυθεντική ατμόσφαιρα
Για HR και agencies, οι πιο value εικόνες είναι αυτές που δείχνουν, τη συνεργασία μεταξύ ομάδων, τις στιγμές γέλιου και χαλάρωσης και την active συμμετοχή στα workshops / sessions
Αυτές οι φωτογραφίες μένουν και λένε πολλά για την κουλτούρα της εταιρείας και λειτουργούν εξαιρετικά σε social media, career pages και εσωτερικά newsletters.
Επαγγελματικό βίντεο, από απλή καταγραφή σε εργαλείο content
Το video έχει γίνει βασικό asset για κάθε brand. Μια επαγγελματική κάλυψη εκδήλωσης συνήθως περιλαμβάνει:
Event highlights video (1–3 λεπτά)
Ένα δυναμικό recap με μουσική, σύντομα πλάνα από ομιλίες, δραστηριότητες και key moments. Ιδανικό για:
- Social media & YouTube
- Εσωτερική επικοινωνία (π.χ. εταιρικό intranet)
- Παρουσίαση της εταιρικής κουλτούρας στο κοινό
Πλήρης κάλυψη ομιλιών
Ειδικά σε συνέδρια, training days ή internal summits, είναι κρίμα να «χαθούν» οι ομιλίες:
- Εγγραφή ολόκληρων sessions
- Δυνατότητα μετατροπής του περιεχομένου σε micro-content (short clips, quotes, άρθρα)
- Χρήση σε future trainings ή e-learning platforms
Video testimonials & δηλώσεις
Σύντομες συνεντεύξεις από:
- Συμμετέχοντες (πώς βίωσαν την εμπειρία)
- Ομιλητές και διοργάνωση
- HR & management (μήνυμα προς την ομάδα)
Αυτό το υλικό είναι χρυσάφι για employer branding και case studies.
Ήχος, φώτα, τεχνική υποστήριξη και action!
Μια επαγγελματική κάλυψη δεν αφορά μόνο την εικόνα. Χωρίς καλό ήχο και φωτισμό, ακόμα και το καλύτερο συνεργείο δυσκολεύεται. Ποιοτικά μικρόφωνα για ομιλητές και panel discussions. Επαρκής φωτισμός στη σκηνή αλλά και στο κοινό, ώστε να καταγράφονται καθαρά οι αντιδράσεις. Τεχνικός onsite για να αντιμετωπίζει άμεσα προβλήματα (ήχος, προβολές, παρουσιάσεις). Αν χρειαστεί κάποιο από τα πρόσωπα να πρέπει να βαφτεί ή να βάλει make up φροντίστε για καθρέφτες μακιγιάζ.
Για HR και planners αυτό σημαίνει λιγότερο άγχος και πιο ομαλή φάση της διαδικασίας για όλους.
Brand consistency σε κάθε πλάνο
Σε μια εταιρική εκδήλωση, κάθε φωτογραφία και κάθε πλάνο είναι μια μικρή διαφήμιση. Γι’ αυτό είναι απαραίτητα να εμφανίζονται διακριτικά το λογότυπο ή τα εταιρικά χρώματα και να αποφεύγονται «άσχετα» background που χαλάνε την εικόνα. Επίσης, το dress code θα πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένο με την εταιρική εικόνα (όπου είναι εφικτό βέβαιο).
Το agency ή ο event planner μπορεί να συντονίσει αυτά τα στοιχεία, ώστε το τελικό υλικό να «δένει» με τα υπόλοιπα brand assets.
Παράδοση υλικού και αξιοποίηση μετά το event
Η αξία της κάλυψης φαίνεται πραγματικά μετά την εκδήλωση. Σημαντικό είναι να υπάρχει ξεκάθαρο χρονοδιάγραμμα παράδοσης (π.χ. first selection σε 3–5 ημέρες) και να παραδίδεται υλικό σε διαφορετικά φορμάτ, για social, site, έντυπο, παρουσιάσεις. Επίσης, να χωριστεί το υλικό σε folders, ομιλίες, networking, backstage, venue, team moments.
Για HR και agencies, είναι κρίσιμο να υπάρχει ένα «έτοιμο προς χρήση» content bank για μελλοντικές καμπάνιες employer branding, για recruitment υλικό και για reports προς management & stakeholders.
Συνεργασία με επαγγελματίες και ξεκάθαρα deliverables
Τέλος, μια επαγγελματική κάλυψη εκδήλωσης κρίνεται και από το πόσο ξεκάθαρη είναι η συνεργασία:
- Συγκεκριμένος αριθμός φωτογραφιών και video outputs
- Δικαιώματα χρήσης (εσωτερική χρήση, social media, διαφημιστική χρήση)
- Συμφωνημένα formats, διάρκεια videos, υπότιτλοι όπου χρειάζεται
Όταν όλα αυτά είναι συμφωνημένα από την αρχή, HR, event planners και agencies μπορούν να χτίσουν πάνω στο υλικό μια σταθερή στρατηγική επικοινωνίας και κάθε εταιρική εκδήλωση γίνεται επένδυση με μακροπρόθεσμη αξία.